Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données sur ce site, au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD), est :

Herz- und Seelenstimme e.V.
Hohlgasse 5, 66839 Schmelz, Allemagne
Représentée par son bureau : Louisa Yalden
E-mail : herz-und-seelenstimme@tutamail.com

2. Généralités sur le traitement des données

Par principe, nous ne collectons et n’utilisons les données personnelles de nos utilisateurs que dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir un site web fonctionnel ainsi que nos contenus et nos services. Les données personnelles ne sont collectées et utilisées qu’avec le consentement des utilisateurs ou lorsque le traitement est autorisé par la loi.

3. Formulaire de contact & contact par e-mail

Si vous nous contactez via le formulaire de contact ou par e-mail, les données que vous nous communiquez (nom, adresse e-mail, message et, le cas échéant, votre intérêt pour certaines offres) sont conservées par nous afin de traiter votre demande et de répondre à d’éventuelles questions complémentaires. Le nom, l’adresse e-mail et le message sont obligatoires pour que nous puissions vous répondre ; toutes les autres informations sont facultatives.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles) et art. 6, par. 1, point f) du RGPD (intérêt légitime à répondre aux demandes). Ces données ne sont pas transmises à des tiers. Elles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, et au plus tard au bout de 3 ans.

Lorsque vous envoyez le formulaire de contact, vos saisies nous sont transmises par e-mail via le serveur de notre hébergeur (voir la section « Hébergement »). Les données ne sont pas conservées durablement sur le site lui-même. Exception : si vous cochez la case indiquant que vous souhaitez être informé des nouvelles dates, ateliers et offres, nous enregistrons votre nom et votre adresse e-mail dans une liste non publique sur ce serveur (voir la section 5). Un champ masqué du formulaire sert uniquement à la protection contre le spam automatisé ; il ne permet de collecter aucune donnée supplémentaire vous concernant. Veuillez noter que les e-mails peuvent être transmis sans chiffrement ; ne nous envoyez donc pas d’informations particulièrement confidentielles.

4. Inscription aux Chants de Noël (chœur éphémère)

Si vous vous inscrivez aux Chants de Noël de Schmelz (Schmelzer Weihnachtssingen) via le formulaire d’inscription, nous traitons les données suivantes : nom complet, date de naissance, adresse e-mail, adresse postale (rue, code postal, ville), et de manière facultative votre numéro de téléphone, votre tessiture, votre intérêt pour un solo et vos remarques, ainsi que votre réponse concernant l’autorisation photo et vidéo et votre souhait éventuel d’être informé des prochains projets. Pour les participants de moins de 18 ans, nous collectons en outre le nom et l’accord du parent ou du représentant légal, qui est également le destinataire de la facture. Le nom, la date de naissance, l’adresse e-mail et l’adresse postale sont obligatoires ; sans ces informations, nous ne pouvons ni traiter l’inscription ni établir de facture. Toutes les autres informations sont facultatives.

Le traitement a pour finalités l’organisation et le déroulement du chœur éphémère, le calcul des frais de participation (la date de naissance sert à déterminer si la personne est un enfant ou un adulte à la date de la première répétition, ainsi qu’à la protection des mineurs), l’établissement et l’envoi de la facture, l’affectation des paiements reçus et la communication avec vous.

Après l’envoi du formulaire, vous recevez par e-mail une confirmation avec la facture et les coordonnées bancaires. L’association est informée de la nouvelle inscription par e-mail ; la facture est en outre conservée dans l’espace d’administration protégé sur le serveur de l’hébergeur, car elle doit être archivée. La facture comporte votre nom ou celui du destinataire de la facture, ainsi que l’adresse postale. Si vous réglez les frais par virement, votre banque traite les données de paiement ; notre banque voit votre nom et le libellé du virement.

Tarif réduit : si vous nous indiquez que les frais de participation sont difficiles à assumer pour vous, nous traitons cette information de manière confidentielle et l’utilisons exclusivement pour trouver une solution avec vous. Un éventuel montant différent convenu est enregistré avec votre inscription et n’est pas transmis à des tiers.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mise en œuvre de votre participation ou mesures précontractuelles) et art. 6, par. 1, point c) du RGPD (obligations légales de conservation des factures). L’autorisation photo et vidéo repose sur l’art. 6, par. 1, point a) du RGPD. Elle est facultative et doit être donnée dans le formulaire en répondant « Oui » ou « Non » ; la réponse « Non » n’entraîne aucun inconvénient pour la participation. Pour les mineurs, ce sont les parents ou les représentants légaux qui décident. Nous utilisons les images sur lesquelles vous (ou votre enfant) apparaissez uniquement pour la communication de l’association, par exemple sur le site web ou sur les réseaux sociaux. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir, par e-mail à herz-und-seelenstimme@tutamail.com ; nous retirerons alors les images de nos propres canaux dans la mesure du possible.

Conservation et destinataires : l’inscription nous est transmise par e-mail via le serveur de notre hébergeur (voir la section « Hébergement ») et est en outre enregistrée dans une liste des participants non publique sur ce serveur. Seul le bureau a accès à cette liste, protégée par un mot de passe. Nous y indiquons également si les frais ont été réglés. Les données ne sont transmises à aucun autre tiers.

Durée de conservation : nous supprimons vos données d’inscription au plus tard trois mois après la représentation. Si vous annulez votre inscription, nous vous retirons immédiatement de la liste des participants. Si vous avez accepté d’être informé des prochains projets, vous restez sur cette liste avec les informations mentionnées à la section 5 jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Ensuite, seule la facture (nom, adresse, montant) est conservée dans la comptabilité de l’association, car nous y sommes légalement tenus en tant qu’association (art. 6, par. 1, point c) du RGPD). Dès que cette obligation légale prend fin, la facture est également supprimée.

Liste d’attente : si toutes les places sont prises, nous vous inscrivons, à votre demande, sur une liste d’attente au moyen du formulaire d’inscription. À cette fin, nous enregistrons votre nom, votre date de naissance, pour les enfants le nom du parent ou du représentant légal, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (s’il a été indiqué), et nous vous envoyons un e-mail dès qu’une place se libère. Nous n’enregistrons pas à cette fin les autres informations du formulaire. Si vous vous inscrivez, nous vous retirons de la liste d’attente. Dans le cas contraire, nous supprimons la liste d’attente au plus tard après la représentation. Vous pouvez demander à tout moment par e-mail à être retiré de la liste d’attente. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD (votre demande de participation).

5. Informations sur les dates & les offres

Si vous vous inscrivez via le formulaire de newsletter de la page d’accueil (« Toujours au courant », uniquement prénom et adresse e-mail), si vous cochez dans le formulaire de contact la case indiquant que vous souhaitez être informé des nouvelles dates, ateliers et offres, ou si vous nous le demandez par e-mail, nous utilisons votre nom et votre adresse e-mail exclusivement pour vous informer des offres, dates et événements de l’association. Cela est facultatif. Si vous vous inscrivez via le formulaire de newsletter ou cochez la case dans le formulaire de contact, nous vous envoyons d’abord un e-mail contenant un lien de confirmation (double opt-in). Ce n’est qu’après avoir cliqué sur ce lien que vous êtes ajouté à une liste non publique sur le serveur de notre hébergeur, à laquelle seul le bureau a accès au moyen d’un mot de passe. D’ici là, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail et la date et l’heure de votre demande ; les demandes non confirmées sont supprimées au bout de 30 jours. Les données restent enregistrées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Vous trouverez aussi à la fin de nos e-mails un lien qui vous permet de vous désinscrire en un clic.

Il en va de même si, lors de votre inscription aux Chants de Noël, vous cochez la case indiquant que vous souhaitez être informé des prochains projets auxquels vous (ou votre enfant) pouvez participer. La case n’est pas pré-cochée ; ne pas la cocher n’entraîne aucun inconvénient pour votre inscription. À cette fin, nous tenons une liste distincte comportant votre nom, votre date de naissance, pour les enfants le nom du parent ou du représentant légal, votre numéro de téléphone (s’il a été indiqué), votre adresse e-mail et le projet auquel vous vous étiez inscrit. La date de naissance nous aide à vous proposer des projets adaptés à votre âge. Nous conservons ces informations même après la suppression des autres données d’inscription (voir la section 4), jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou que l’association ne propose plus de tels projets.

Base juridique : art. 6, par. 1, point a) du RGPD (consentement). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir, en nous envoyant un e-mail à herz-und-seelenstimme@tutamail.com.

6. Hébergement

Ce site est hébergé par checkdomain GmbH, Große Burgstraße 27/29, 23552 Lübeck, Allemagne. Lorsque vous consultez notre site, l’hébergeur collecte et enregistre automatiquement, dans des fichiers dits « journaux du serveur », des informations que votre navigateur transmet automatiquement. Il s’agit : du type et de la version du navigateur, du système d’exploitation utilisé, de l’URL de référence, du nom d’hôte de l’ordinateur qui accède au site, de l’heure de la requête au serveur et de l’adresse IP.

Ces données ne sont pas recoupées avec d’autres sources de données. Le traitement repose sur l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD (intérêt légitime à un fonctionnement stable et sécurisé du site). L’hébergeur est établi en Allemagne ; à cet égard, aucune donnée n’est transférée vers un pays tiers. Les données transmises via les formulaires de contact et d’inscription ainsi que la liste des participants (voir les sections 3 et 4) se trouvent également sur le serveur de l’hébergeur. Nous avons conclu avec celui-ci un contrat de sous-traitance conformément à l’art. 28 du RGPD. Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de checkdomain à l’adresse checkdomain.de/agb/datenschutz.

7. Cookies & mesure d’audience

Nos pages publiques ne déposent aucun cookie et n’utilisent aucun service tiers de mesure d’audience ou de publicité. Pour savoir combien de personnes consultent nos pages, nous comptons nous-mêmes les consultations sur notre serveur. Afin qu’un même visiteur ne soit compté qu’une fois par jour, nous formons une somme de contrôle abrégée à partir de l’adresse IP et de l’identifiant du navigateur, combinés à une valeur aléatoire générée chaque jour. L’adresse IP elle-même n’est pas enregistrée, et la somme de contrôle n’est utilisée que pour la journée concernée, puis supprimée. Nous comptons également la provenance des visiteurs : seul est enregistré le nom du site sur lequel vous avez cliqué sur un lien vers nous (par exemple « google.de », sans l’adresse exacte), ou un mot-clé contenu dans le lien ouvert (par exemple « ?von=flyer » pour un code QR). Il ne reste que des chiffres par jour (pages consultées et visiteurs par partie du site et par provenance) ; ils ne permettent pas de vous identifier. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD (intérêt légitime à comprendre l’utilisation de notre site). Dans l’espace interne protégé par mot de passe, utilisé uniquement par le bureau, un cookie de session techniquement nécessaire est déposé. Il maintient la connexion pendant la durée de la visite et est supprimé à la fermeture du navigateur. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD, en liaison avec le § 25, al. 2 TDDDG (loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques).

8. Services externes & liens

Les polices de caractères (Playfair Display, Outfit) et les icônes (Lucide) sont hébergées sur notre propre serveur et chargées depuis celui-ci. Lors de la consultation du site, aucune connexion n’est établie à cet effet avec des serveurs tiers (p. ex. Google ou des réseaux de diffusion de contenu), et aucune donnée n’est transmise à de tels fournisseurs.

Ce site contient par ailleurs des liens vers des services externes (Telegram, YouTube). En cliquant sur ces liens, vous quittez notre site. Nous ne sommes pas responsables des contenus ni des pratiques en matière de protection des données de ces fournisseurs externes. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

9. Vos droits

Vous disposez à notre égard des droits suivants concernant les données personnelles qui vous concernent :

• Droit d’accès (art. 15 du RGPD)
• Droit de rectification (art. 16 du RGPD)
• Droit à l’effacement (art. 17 du RGPD)
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD)
• Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)
• Droit d’opposition au traitement (art. 21 du RGPD)
• Droit de retirer à tout moment un consentement donné (art. 7, par. 3 du RGPD)

Pour exercer vos droits, veuillez vous adresser à : herz-und-seelenstimme@tutamail.com

Vous avez en outre le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données au sujet du traitement de vos données personnelles par nos soins. L’autorité de contrôle compétente en Sarre est l’Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (UDS) (Centre indépendant de protection des données de la Sarre).

10. Actualité de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est actuellement en vigueur et date d’octobre 2026. L’évolution de notre site ou la modification des exigences légales peuvent rendre nécessaire une mise à jour de cette politique de confidentialité.